Digitala verktyg för hållbara evenemang

• Event Management Event management-applikationer kan användas för att öka effektiviteten i planeringen och genomförandet av evenemang på ett mer effektivt sätt än vad pappersbaserade processer vanligtvis har erbjudit.

• Exempel:

• Eventbrite är en evenemangsansvarig som hjälper till med att organisera evenemanget och registrera evenemanget med biljett online och att hantera biljetten online och undvika användningen av fysiska biljetter.

• Cvent som är ett mjukvaruföretag som tillhandahåller en komplett event management med registrering, marknadsföring med mera via online.latforms

Organiserade virtuella eller hybridevenemang säkerställer att deltagarna inte behöver flyga till ett annat land eller ens till en annan stad, och eliminerar följaktligen behovet av ytterligare evenemangsrelaterade strukturer som kräver koldioxidutsläpp.

Exempel:

Zoom eller Google Meet erbjuder webbkonferensmöjligheter som gör att man kan genomföra virtuella möten och webbseminarier utan att fysiskt vara i samma rum.

Hopin hjälper företag att organisera virtuella och hybridkonferenser genom att stödja livesändningar, chattanslutningar och virtuella bås.

Mobilappar är ett utmärkt verktyg för att öka engagemanget och leverera information till användare i realtid: inga fler broschyrer eller rapporter på plats.

Exempel:

Andra aspekter av Whovas produktportfölj inkluderar evenemangsappar som erbjuder evenemangsagendor, talarprofiler, interaktiva kartor och matchning.

Attendify erbjuder färdiga evenemangsappar som stödjer kommunikation och interaktion mellan alla evenemangsdeltagare.

Tekniken gör det möjligt för en individ att marknadsföra ett evenemang på ett miljövänligt sätt eftersom de inte använder tryck och utklippsmaterial för att annonsera.

Exempel:

Mailchimp möjliggör utveckling av marknadsförings-e-postmeddelanden som används för att tillkännage evenemang samt dela uppdateringar av evenemang.

Med sådana verktyg kan arrangörer enkelt få tillgång till information om leverantörer som är miljö- och resursmedvetna.

Exempel:

Hållbara leverantörskataloger och tjänsteleverantörslistor är tillgängliga via GreenBiz Directory.

Arrangörerna kan lita på ECOVADIS hållbarhetsplattform för leveranskedjan för att hitta miljövänliga leverantörer.

I likhet med gruppprocessen är feedbackverktyg avgörande för effektiv datainsamling och bearbetning.

Exempel:

SurveyMonkey kan tillhandahålla design och distribution av undersökningar till dessa potentiella deltagare.

Google Formulär låter individen välja ett gratis, enkelt online frågeformulär/enkätverktyg.

5.2 Interaktiv övning: Digitala verktyg för samhällsvetenskaplig forskning.

De som deltar i FSE kan visa praktiska färdigheter i att tillämpa olika digitala verktyg för hållbarhetsaspekter av evenemang.

Introduktion (10 minuter):

Innan deltagarna guidas in i aktiviteterna förklarar en facilitator de olika plattformarna.

Verktygsutforskning (30-40 minuter):

Deltagarna grupperas i små grupper och varje grupp tilldelas en annan dimension eller kategori att undersöka vad gäller digitala verktyg.

Det rekommenderas att deltagarna uppmanas att lära sig om deras tilldelade verktygs funktioner, kvaliteter och dess hållbarhetsrelaterade fördelar.

Teamen får tid för diskussioner och att formulera en kort presentation eller en praktisk uppgift som visar upp verktyget under deras ansvar.

Presentation/Demonstration (20-30 minuter):

Varje grupp skriver en kort beskrivning av sitt tilldelade verktyg och förklarar hur det specifika verktyget kan främja hållbarhet i event management.

Reflektion och diskussion (10 minuter):

Groups förklarar event management i samband med att införliva digitala verktyg i event management för hållbara event.

Slutsats (5 minuter):

När man reflekterar tillbaka över aktiviteten, bör man inse några punkter när det gäller de digitala verktygens roll för att göra evenemangshanteringen mer hållbar.

https://www.greens-efa.eu/en/article/event/green-tech-summit-europe-2023 

Bakgrund:

GreenTech Summit, en årlig konferens med fokus på hållbar teknik och innovation, syftade till att minska dess miljöpåverkan samtidigt som deltagarnas upplevelse och operativ effektivitet förbättras.

Hur fungerar det?

Inget papper: Cvents evenemangshanteringslösningar användes för att hjälpa arrangörerna att minska krånglet i samband med registrering, biljettförsäljning och kommunikation med deltagarna. På ett sådant sätt eliminerade de behovet av att läsa pappersbiljetter och agendor som slösade med pappersresurser.

Virtuell plattform: Det virtuella Green Tech Summit kördes runt Hopin-plattformen. Framgången för evenemanget uppnåddes också eftersom deltagarna kunde delta i evenemanget från sina hem eller kontor, vilket fungerade för att minska användningen av transporter.

Mobilapp för deltagare: Whova-evenemangsappen valdes av följande skäl: för att öka deltagarnas engagemang och erbjuda liveuppdateringar. Den tillhandahöll också tjänsten att trycka om program och kartor och även organisera agendor, bios av högtalarna och nätverksprocessen.

Kommunikationsverktyg: För att marknadsföra evenemanget och dela uppdateringar kring miljön på ett hållbart sätt använde arrangörerna Mailchimp och skickade ut e-postmarknadsföringskampanjer. Detta hjälpte till att nå en bredare skara samt säkerställa att miljöpåverkan som kan uppstå från användningen av fysiska postbesvärjelser eliminerades.

Feedbackverktyg: Varje person som deltog i konferensen ombads att fylla i en enkät via SurveyMonkey efter att konferenssessionen var över. Detta gjorde det möjligt för arrangörerna att få nödvändiga insikter för att förbättra evenemanget i framtiden utan att behöva oroa sig för pappersavfall som skulle genereras om feedbackformulär använts.

5.4 Resultat:

1. Minskat koldioxidavtryck: Ett område där GreenTech Summit fick poäng är minskningen av koldioxidavtrycket; tillägg av virtuella komponenter och eliminering av många pappersark som skulle ha använts om toppmötet hållits traditionellt.

2. Förbättrad deltagarupplevelse: Deltagarna kunde delta från var som helst i världen och kände sig mer bekväma utan besväret med fysiska sammankomster; de hade också högre tillfredsställelse av att delta med hjälp av mobilappen.

3. Förbättrad operativ effektivitet: Eventhantering och realtidskommunikation har gjorts enkelt genom digitala verktyg som inte tar så mycket tid som tidigare.

Resurser

• Eventbrite. "Plan a Green Event." Eventbrite.

• SpotMe. "Sustainable Events." SpotMe.

• Eventible. "Learning Sustainability in Events." Eventible.

• Zkipster. "Event Management Software." Zkipster.

• Eventify. "Sustainable Event Ideas." Eventify.

• RideZum. "Environmental Commitment." RideZum.

• Mailchimp. "Create and Send Email Campaigns." Mailchimp.

• Hootsuite. "Manage Social Media Marketing Campaigns." Hootsuite.

• SurveyMonkey. "Online Surveys and Feedback." SurveyMonkey.

• Google Forms. "Create Surveys and Collect Responses." Google Forms.

Ytterligare resurser

GreenBiz. "10 Tips for Planning a Sustainable Event." GreenBiz.

Procurement Tactics. "Sustainable Procurement Strategies." Procurement Tactics.

North Carolina State University. "Planning Sustainable Events." NC State Sustainability.

Event Industry News. "Top Tips for Planning a Sustainable Event." Event Industry News.

Food Rescue US. "Food Donation Guidelines." Food Rescue US.

Greenbuild International Conference and Expo. "Sustainability Initiatives." Greenbuild.