Strumenti Digitali per Eventi Sostenibili

• Le applicazioni di gestione degli eventi possono essere utilizzate per contribuire ad aumentare l'efficienza della pianificazione e dello svolgimento degli eventi in modo più efficiente di quanto normalmente consentito dai processi basati su carta.

• Esempi:

• Eventbrite è un gestore di eventi che aiuta a organizzare l'evento e a registrare l'evento con il biglietto online, a gestire il biglietto online ed evitare l'uso di biglietti fisici.

• Cvent, una società di software che fornisce una gestione completa di eventi con registrazione, marketing e altro tramite online.

Gli eventi virtuali o ibridi organizzati garantiscono che i partecipanti non debbano volare in un altro paese o addirittura in un’altra città e, di conseguenza, eliminano anche la necessità di ulteriori strutture legate agli eventi che richiedono emissioni di carbonio.

Esempi:

Zoom o Google Meet offrono strutture per conferenze web che consentono di svolgere riunioni virtuali e webinar senza trovarsi fisicamente nella stessa stanza.

Hopin aiuta le aziende a organizzare conferenze virtuali e ibride supportando trasmissioni in diretta, connessione chat e cabine virtuali.

Le app mobile sono un ottimo strumento per aumentare il coinvolgimento e fornire informazioni agli utenti in tempo reale: niente più brochure o report sul sito.

Esempi:

Altri aspetti del portafoglio di prodotti Whova includono app per eventi che offrono agende di eventi, profili dei relatori, mappe interattive e abbinamenti.

Attendify offre app per eventi pronte all'uso che supportano la comunicazione e l'interazione tra tutti i partecipanti all'evento.

La tecnologia serve a consentire a un individuo di promuovere un evento in modo rispettoso dell'ambiente poiché non utilizza la stampa e i materiali ritagliati per pubblicizzarlo.

Esempi:

Mailchimp consente lo sviluppo di e-mail di marketing utilizzate per annunciare eventi e condividere aggiornamenti sugli eventi.

Con tali strumenti gli organizzatori possono accedere facilmente alle informazioni sui fornitori attenti all'ambiente e alle risorse.

Esempi:

Gli elenchi dei fornitori sostenibili e gli elenchi dei fornitori di servizi sono disponibili tramite GreenBiz Directory.

Gli organizzatori possono fare affidamento sulla piattaforma di sostenibilità della catena di fornitura ECOVADIS per trovare fornitori rispettosi dell'ambiente.

Analogamente al processo di gruppo, gli strumenti di feedback sono cruciali per un’efficace raccolta ed elaborazione dei dati.

Esempi:

SurveyMonkey può provvedere alla progettazione e alla distribuzione di sondaggi ai potenziali partecipanti.

Moduli Google consente all'utente di scegliere uno strumento di questionario/sondaggio online semplice e gratuito.

5.2 Esercizio interattivo: strumenti digitali per la ricerca nelle scienze sociali.

Coloro che prendono parte al FSE possono mostrare competenze pratiche nell'applicazione di diversi strumenti digitali per gli aspetti di sostenibilità degli eventi.

Introduzione (10 minuti):

Prima che i partecipanti vengano guidati nelle attività, un facilitatore spiega le diverse piattaforme.

Esplorazione degli strumenti (30-40 minuti):

I partecipanti sono raggruppati in piccoli gruppi e a ogni gruppo viene assegnata una dimensione o categoria diversa da indagare in termini di strumento digitale.

Si raccomanda che ai partecipanti venga chiesto di conoscere le funzioni, le qualità e i vantaggi legati alla sostenibilità degli strumenti loro assegnati.

Ai team viene concesso tempo per discutere e formulare una breve presentazione o un compito pratico che mostri lo strumento di loro responsabilità.

Presentazione/Dimostrazione (20-30 minuti):

Ogni gruppo scrive una breve descrizione dello strumento assegnato e spiega come lo strumento specifico può favorire la sostenibilità nella gestione degli eventi.

Riflessione e discussione (10 minuti):

Groups spiega la gestione degli eventi nel contesto dell'integrazione di strumenti digitali nella gestione degli eventi per eventi sostenibili.

Conclusione (5 minuti):

Riflettendo sull’attività, dovrebbero essere chiariti alcuni punti per quanto riguarda il ruolo degli strumenti digitali nel rendere la gestione degli eventi più sostenibile.

https://www.greens-efa.eu/en/article/event/green-tech-summit-europe-2023 

Sfondo:

Il GreenTech Summit, una conferenza annuale incentrata sulla tecnologia e l'innovazione sostenibili, mirava a ridurre l'impatto ambientale migliorando al tempo stesso l'esperienza dei partecipanti e l'efficienza operativa.

Come funziona?

Niente carta: le soluzioni di gestione degli eventi di Cvent sono state utilizzate per aiutare gli organizzatori a ridurre i problemi associati alla registrazione, all'emissione dei biglietti e alle comunicazioni con i partecipanti. In questo modo hanno eliminato la necessità di leggere biglietti e agende cartacee che sprecavano risorse cartacee.

Piattaforma virtuale: il Green Tech Summit virtuale si è svolto attorno alla piattaforma Hopin. Il successo dell'evento è stato ottenuto anche perché i partecipanti hanno potuto partecipare all'evento dalle proprie case o uffici, riducendo così l'uso dei trasporti.

App mobile per i partecipanti: l'app dell'evento Whova è stata scelta per i seguenti motivi: aumentare il coinvolgimento dei partecipanti e offrire aggiornamenti in tempo reale. Ha inoltre fornito il servizio di ristampa di programmi e mappe e anche l'organizzazione di agende, biografie dei relatori e il processo di networking.

Strumenti di comunicazione: per commercializzare l'evento e condividere aggiornamenti sull'ambiente in modo sostenibile, gli organizzatori hanno utilizzato Mailchimp e inviato campagne di email marketing. Ciò ha aiutato a raggiungere un pubblico più ampio e a garantire l'eliminazione degli impatti ambientali che potrebbero verificarsi dall'uso di incantesimi fisici successivi.

Strumenti di feedback: a ogni persona che ha partecipato alla conferenza è stato chiesto di completare un sondaggio tramite SurveyMonkey al termine della sessione della conferenza. Ciò ha consentito agli organizzatori di acquisire le conoscenze necessarie per migliorare l'evento in futuro senza doversi preoccupare dello spreco di carta che si sarebbe generato se fossero stati utilizzati i moduli di feedback.

5.4 Risultati:

1. Riduzione dell'impronta di carbonio: un'area in cui il GreenTech Summit ha ottenuto ottimi risultati è la riduzione dell'impronta di carbonio; l'aggiunta di componenti virtuali e l'eliminazione di molti fogli di carta che sarebbero stati utilizzati se il Summit si fosse svolto tradizionalmente.

2. Esperienza migliorata per i partecipanti: i partecipanti hanno potuto partecipare da qualsiasi parte del mondo e si sono sentiti più a loro agio senza l'inconveniente delle riunioni fisiche; hanno anche avuto una maggiore soddisfazione nel partecipare con l'aiuto dell'app mobile.

3. Miglioramento dell'efficienza operativa: la gestione degli eventi e la comunicazione in tempo reale sono state semplificate attraverso strumenti digitali che non consumano molto tempo come prima.

Risorse

Eventbrite. "Pianifica un evento verde." Eventbrite.

SpotMe. "Eventi sostenibili". SpotMe.

Eventibile. “Imparare la sostenibilità negli eventi”. Eventibile.

Zkipster. "Software per la gestione degli eventi". Zkipster.

Eventizzare. “Idee per eventi sostenibili”. Eventizzare.

RideZum. “Impegno ambientale”. RideZum.

Mailchimp. "Crea e invia campagne e-mail." Mailchimp.

Hootsuite. "Gestire campagne di marketing sui social media." Hootsuite.

SurveyMonkey. "Sondaggi online e feedback." SurveyMonkey.

Moduli Google. "Crea sondaggi e raccogli risposte." Moduli Google.

Risorse aggiuntive

GreenBiz. “10 consigli per pianificare un evento sostenibile.” GreenBiz.

Tattiche di approvvigionamento. “Strategie di approvvigionamento sostenibili”. Tattiche di approvvigionamento.

Università statale della Carolina del Nord. “Pianificazione di eventi sostenibili”. Sostenibilità dello Stato NC.

Notizie dal settore degli eventi. “I migliori consigli per pianificare un evento sostenibile.” Notizie dal settore degli eventi.

Salvataggio alimentare negli Stati Uniti. "Linee guida per la donazione di cibo". Salvataggio alimentare negli Stati Uniti.

Conferenza ed esposizione internazionale Greenbuild. “Iniziative di sostenibilità”. Greenbuild.