Skaitmeninės priemonės tvariems renginiams

• Renginių valdymo programos gali būti naudojamos siekiant padidinti renginių planavimo ir organizavimo veiksmingumą efektyviau, nei tai paprastai būdavo daroma naudojant popierinius procesus.

• Pavyzdžiai:

• Eventbrite - tai renginių valdymo programa, kuri padeda organizuoti renginį ir registruoti renginio bilietus internetu, valdyti bilietus internetu ir išvengti fizinių bilietų naudojimo.

• Cvent - programinės įrangos bendrovė, teikianti visapusišką renginių valdymą, įskaitant registraciją, rinkodarą ir kt. internetu.

Organizuojant virtualius arba hibridinius renginius dalyviams nereikia skristi į kitą šalį ar net į kitą miestą, todėl nereikia kurti papildomų su renginiu susijusių struktūrų, dėl kurių išmetamas anglies dioksido kiekis.

Pavyzdžiai:

Pavyzdžiui, „Zoom“ arba „Google Meet“ siūlo internetinių konferencijų priemones, leidžiančias rengti virtualius susitikimus ir internetinius seminarus fiziškai nesant toje pačioje patalpoje.

Hopin padeda įmonėms organizuoti virtualias ir mišrias konferencijas, palaikydama tiesiogines transliacijas, pokalbių ryšį ir virtualius stendus.

Mobiliosios programėlės yra puiki priemonė, padedanti padidinti įsitraukimą ir pateikti informaciją naudotojams realiuoju laiku: daugiau jokių brošiūrų ar ataskaitų svetainėje.

Pavyzdžiai:

Kiti „Whova“ produktų portfelio aspektai: renginių programėlės, kuriose pateikiamos renginių darbotvarkės, pranešėjų profiliai, interaktyvūs žemėlapiai ir derinimas.

Attendify siūlo paruoštas naudoti renginių programėles, kurios palaiko visų renginio dalyvių bendravimą ir sąveiką. 

Technologijos leidžia asmeniui reklamuoti renginį aplinkai nekenksmingu būdu, nes reklamai nenaudojamos spausdinimo ir iškirptos medžiagos.

Pavyzdžiai:

„Mailchimp“ leidžia kurti rinkodaros el. laiškus, kuriais pranešama apie renginius ir dalijamasi renginių naujienomis.

Naudodamiesi tokiomis priemonėmis organizatoriai gali lengvai gauti informacijos apie pardavėjus, kurie tausoja aplinką ir išteklius.

Pavyzdžiai:

Tvarių pardavėjų katalogus ir paslaugų teikėjų sąrašus galima rasti „GreenBiz Directory“.

Organizatoriai gali pasikliauti ECOVADIS tiekimo grandinės tvarumo platforma, kad rastų aplinkai draugiškus tiekėjus.

Panašiai kaip ir grupinio proceso atveju, grįžtamojo ryšio priemonės yra labai svarbios siekiant veiksmingai rinkti ir apdoroti duomenis.

Pavyzdžiai:

Pavyzdžiui, „SurveyMonkey“ gali padėti parengti ir išsiųsti apklausas potencialiems dalyviams.

Google Forms leidžia asmeniui pasirinkti nemokamą, paprastą internetinę klausimyno / apklausos priemonę.

5.2 Interaktyvus pratimas: skaitmeninės priemonės socialinių mokslų tyrimams.

Dalyvaujantys FSE gali parodyti praktinius įgūdžius taikant įvairias skaitmenines priemones renginių tvarumo aspektams.

Įžanga (10 minučių):

Prieš dalyviams pradedant užsiėmimus, fasilitatorius paaiškina apie įvairias platformas.

Įrankių tyrinėjimas (30-40 minučių):

Dalyviai suskirstomi į nedideles grupes ir kiekvienai grupei paskiriama skirtinga skaitmeninės priemonės dimensija ar kategorija, kurią reikia ištirti.

Rekomenduojama paprašyti dalyvių susipažinti su jiems priskirtų priemonių fukcijomis, savybėmis ir su tvarumu susijusiais privalumais.

Grupėms skiriama laiko diskusijoms ir trumpam pristatymui ar praktinei užduočiai, kurioje būtų pristatoma jų atsakomybėje esanti priemonė, suformuluoti.

Pristatymas / demonstravimas (20-30 min.):

Kiekviena grupė parengia trumpą jai paskirtos priemonės aprašymą ir paaiškina, kaip konkreti priemonė gali skatinti renginių valdymo tvarumą.

Refleksijos ir diskusijos (10 minučių):

Grupės aiškinasi renginių valdymo aspektus, susijusius su skaitmeninių priemonių įtraukimu į tvarių renginių valdymą.

Išvados (5 minutės):

Apmąstant veiklą, reikėtų suprasti kai kuriuos dalykus, susijusius su skaitmeninių priemonių vaidmeniu siekiant užtikrinti tvaresnį renginių valdymą. 

https://www.greens-efa.eu/en/article/event/green-tech-summit-europe-2023 

Kontekstas:

Kasmetinė konferencija „GreenTech Summit“, kurioje daugiausia dėmesio skiriama tvarioms technologijoms ir inovacijoms, siekė sumažinti poveikį aplinkai ir kartu pagerinti dalyvių patirtį bei veiklos efektyvumą.

Kaip tai veikia?

Be popieriaus: „Cvent“ renginių valdymo sprendimai padėjo organizatoriams sumažinti rūpesčius, susijusius su registracija, bilietų pardavimu ir bendravimu su dalyviais. Taip jie panaikino būtinybę skaityti popierinius bilietus ir darbotvarkes, dėl kurių buvo eikvojami popieriniai ištekliai.

Virtuali platforma: virtualus žaliųjų technologijų aukščiausiojo lygio susitikimas vyko naudojant „Hopin“ platformą. Renginys buvo sėkmingas ir dėl to, kad dalyviai galėjo dalyvauti renginyje iš savo namų ar biurų, o tai padėjo sumažinti transporto naudojimą.

Dalyviams skirta mobilioji programėlė: renginio programėlė "Whova" buvo pasirinkta dėl šių priežasčių: padidinti dalyvių įsitraukimą ir pasiūlyti tiesioginius atnaujinimus. Ji taip pat teikė programų ir žemėlapių perspausdinimo, darbotvarkės, pranešėjų biografijų ir kontaktų užmezgimo proceso organizavimo paslaugas.

Komunikacijos priemonės: renginio rinkodarai ir tvariai dalytis su aplinka susijusiomis naujienomis organizatoriai naudojo „Mailchimp“ ir siuntė elektroninio pašto rinkodaros kampanijas. Tai padėjo pasiekti platesnę auditoriją ir užtikrinti, kad būtų pašalintas poveikis aplinkai, kuris gali atsirasti naudojant fizinius pašto ženklus.

Grįžtamojo ryšio priemonės: kiekvieno konferencijoje dalyvavusio asmens buvo paprašyta pasibaigus konferencijos sesijai užpildyti apklausą per „SurveyMonkey“. Tai leido organizatoriams gauti reikiamų įžvalgų, kad ateityje būtų galima tobulinti renginį, nesirūpinant dėl popieriaus atliekų, kurios susidarytų, jei būtų naudojamos grįžtamojo ryšio formos.

5.4 Rezultatai:

1. Sumažintas anglies dioksido pėdsakas: viena iš sričių, kurioje „GreenTech“ aukščiausiojo lygio susitikimas pasiekė gerų rezultatų, yra anglies dioksido pėdsako sumažinimas: buvo įtraukti virtualūs komponentai ir atsisakyta daugybės popieriaus lapų, kurie būtų buvę panaudoti, jei aukščiausiojo lygio susitikimas būtų vykęs tradiciškai.

2. Geresnė dalyvių patirtis: dalyviai galėjo dalyvauti iš bet kurios pasaulio vietos ir jautėsi patogiau, nesusidūrę su fiziniais susirinkimais; jie taip pat buvo labiau patenkinti dalyvavimu naudojantis mobiliąja programėle.

3. Geresnis veiklos efektyvumas: skaitmeninės priemonės palengvino renginių valdymą ir bendravimą realiuoju laiku, todėl nereikėjo sugaišti daug laiko, kaip anksčiau.

Šaltiniai:

• Eventbrite. "Plan a Green Event." Eventbrite.

• SpotMe. "Sustainable Events." SpotMe.

• Eventible. "Learning Sustainability in Events." Eventible.

• Zkipster. "Event Management Software." Zkipster.

• Eventify. "Sustainable Event Ideas." Eventify.

• RideZum. "Environmental Commitment." RideZum.

• Mailchimp. "Create and Send Email Campaigns." Mailchimp.

• Hootsuite. "Manage Social Media Marketing Campaigns." Hootsuite.

• SurveyMonkey. "Online Surveys and Feedback." SurveyMonkey.

• Google Forms. "Create Surveys and Collect Responses." Google Forms.

Papildoma medžiaga:

GreenBiz. "10 Tips for Planning a Sustainable Event." GreenBiz.

Procurement Tactics. "Sustainable Procurement Strategies." Procurement Tactics.

North Carolina State University. "Planning Sustainable Events." NC State Sustainability.

Event Industry News. "Top Tips for Planning a Sustainable Event." Event Industry News.

Food Rescue US. "Food Donation Guidelines." Food Rescue US.

Greenbuild International Conference and Expo. "Sustainability Initiatives." Greenbuild.